| ■ Модульная структура SYNVСУГ |
|
SYNVСУГ имеет модульную структуру, может быть минимальной и постепенно наращиваться под нужды конкретного пользователя. Основным модулем системы является Базовый модуль, предназначенный для автоматизации наиболее важных производственных операций. В систему SYNVСУГ входят следующие основные модули: 1 Модуль службы портье Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее. Данный модуль обладает следующими возможностями: · Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования · Размещение гостей по брони · Поиск гостя по истории проживания · Обработка групп, включая транзитные группы · Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме. · Контроль начислений за предоставленные услуги. · Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения · Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования. · Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана · Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия) · Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя · Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера) · Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя · Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами · Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты · Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами. · Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок · Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям · Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда. Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку. 2 Модуль службы бронирования В системе полностью автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей загрузки гостиницы по различным категориям и критериям оценки. Модуль бронирования отличается следующими характеристиками: · Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп) · Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени · Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации · Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную · Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров · Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время · Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования. · Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда · Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам. · Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета · Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования · Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам. · Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям 3 Модуль хозяйственной службы Ведется регистрация поставленных/снятых на ремонт или уборку номеров. Материальная часть учета позволяет регистрировать движение хозяйственных товаров, их периодическую инвентаризацию. Основные возможности включают: · Управление службами сервиса гостиницы; · Контроль состояния номерного фонда; · Информация о санитарном состоянии номеров; · Автоматизация управления персоналом - службой горничных; · Организация бюро находок; · Получение отчетов о работе сервисных служб; · Ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат; · Анализ текущего состояния номеров; · Управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи); · Прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.). 4 Модуль службы кассира В системе доступен весь необходимый набор кассирских функций, включая специальные гостевые функции, такие как депозитирование, управление валютами, платежами и выставлением счетов. Также Вы можете воспользоваться специальными функциями для клиентов, не проживающих в отеле, например, оплата различных специализированных услуг и обмен валюты. · Хранение счетов выписанных гостей для последующего восстановления данных при необходимости · выбор группы для формирования единого счета · ежедневное обновление курса валют · возможность одновременного открытия и изменения счетов со сложной структурой в одно и то же время из различных окон · ведение журнала кассирских операций и многие другие особенности значительно упростят не только стандартные кассирские операции, но и позволят Вам сделать этот модуль интегрированной системой с возможностью полного контроля за движением денежных средств в гостинице. 5 Модуль ночного аудита При ночном аудите система начисляет на счета гостей стоимость проживания, производит изменения статуса комнат, обрабатывает информацию по незаезду, изменяет тарифы гостей в соответствии с сезонами и днями недели и рассчитывает итоговые показатели работы гостиницы за прошедший финансовый день. 6 Модуль отчетности Модуль отчетности позволяет получать разнообразные отчеты о деятельности гостиничного предприятия, в виде графиков, таблиц, диаграмм. Отчеты могут быть получены за любой период времени, их можно просматривать на экране, выводить на печать либо автоматически посылать по электронной почте в формате pdf. Для каждого отчета существует возможность настройки неограниченного количества стандартных шаблонов, позволяющих пользователям эффективно организовывать свою работу. Среди основных групп отчетов системы управления гостиницей можно выделить: Статистические и аналитические отчеты Отчет директору. Отчеты отдела маркетинга Отчеты службы портье Отчеты службы горничных Отчеты технической службы Финансовые отчеты Отчеты по взаимоотношениям с турагентствами Отчеты по групповым продажам и контрактам Отчеты по постоянным гостям Отчеты ночного аудита Отчеты корпоративного офиса Отчеты по конфигурации системы |